BİR TİYATRO FESTİVALİ

GERÇEKLEŞTİRMEK İÇİN

YAPILACAK HAZIRLIK VE

UYGULAMA ÇALIŞMALARININ

EL KİTABI

1

Tiyatronun, bildik gündeminin ve güncel söyleminin ötesinde bu alanda neler olup bitiyor farkında mıyız, farkında mısınız?

Örneğin, Anadolu’nun köylerinde tiyatro oyunları hala sahneleniyor, sokak tiyatroları köy köy dolaşarak meydanlarda gösterilerini yapıyorlar, amatör gruplar turneler gerçekleştiriyorlar, üniversitelerde tiyatro eğitimleri, tiyatro kongreleri yarının oyuncusunu belki de seyircilerini yetiştirmeye devam ediyor, tiyatromuzun bilimsel bir yenilenme sürecine girmesi için araştırmalar devam ediyor.

Yanısıra, Tiyatro sanatının binlerce yıl öncesinden bu güne tüm bölgesel farklılıkları kültürel zenginliklere dönüştüren hammaddesi insan ise, yorulmadan hala dimdik ayakta perdelerin açılmasını oyunun başlamasını ve finalde de alkışların hiç durmamasını bekliyor.

Tüm bu ortak platformların kendilerini gösterebilecekleri, seslerini duyurabilecekleri yegane etkinlik ise, Festivaller. Ancak bir festival nasıl hazırlanır, planlanır ve gerçekleştirilir, en önemlisi nasıl uzun soluklu olur?

Elinizde tuttuğunuz bu kitap işte tam da bu ihtiyaçtan doğmuş bir araştırmayı koordinatörlerin Festival düzenlemek isteyen girişimcilerin önüne koyuyor. Sayın M.Ömer Şahinbaş’ı bu ihtiyacı değerli bir araştırma ile kitaplaştırdığı için tebrik ediyoruz.

Festivallerin içinde doğan liseli tiyatroculardan kimisi yıllar önce başladıkları bu tiyatro yolculuğunda belki bugün otuzlu yaşlara merdiven dayadılar. Ve belki de mesleğin içerisinde azimle yol almaya devam ediyorlar. Festivaller sahne tozunu yutmak için iyi bir başlangıç ve köprü oldu/olacak kimimize.

Belki bir festivalde seyirci koltuğunda olan gençler kim bilir belki yarın bu buluşmanın, yani Festivalin sahnesinde kendini oyuncu olarak hissedecektir. Festivaller, Tiyatro Gruplarının yeni sahne denemelerine fırsat verecek mekânlarıyla da merak uyandırmaktadır. Tüm gruplar Festivallerde yılda birkaç kez bir araya gelerek fikir alışverişinde bulunurlar, ortak projeler üretirler. Ulusal Tiyatromuzun uygulamasına yönelik dersler ve atölyelerden, yönetmen tiyatrosuna uzanan oyunculuk atölyelerinde öğrenciler, beden algısını ve kas denetimini geliştirmek üzere akrobasi, jonglorlük, denge vb. tekniklerden de yararlanabilecekleri atölyeler kendilerini zenginleştirebilirler.

Unutulmamalı ki; tiyatro sanatı varoluşundan bu yana toplumların gelişimine; barış ve uzlaşma kültürüne büyük katkı sağlayan ve “duygudaşlık” kültürünü geliştiren “özellikli” bir sanat dalıdır.

Tüm Festival yöneticilerine ve/veya festival gerçekleştirmek için bu kitabı kendilerine köprü yapacaklara sözüm şudur: “Bir Tiyatro Festivali gerçekleştirerek “Tiyatro Sanatına ve “eğitimine” verilecek desteğin toplumun sağlıklı gelişimine çok önemli katkılarda bulunacağını unutmayınız”

Öyleyse biz de buradan söylemi güncelleyerek seslenelim “Festivaller başlasın,

Alkışlar hiç susmasın, Perdeler hiç kapanmasın”

Doç. Dr. Adnan TÖNEL

2

SUNUŞ

Ülkemizde her yıl yetmişin üzerinde kültürel festival düzenlenmektedir. Bu festivallerin arasında normlara uygun olarak düzenlenen Tiyatro Festivalleri de yer almakta, bunun yanı sıra iyi niyetle yapılmaya çalışılan organizasyonlar da bulunmaktadır. Bu çalışmaların seyirciyle buluşma aşamasının öncesi ve sonrasında yoğun çabalar gerektirdiği de aşikârdır.

Türkiye’nin ilk ve tek Seyirci Örgütlenmesi olan Direklerarası Seyircileri, 2000 yılından beri sahnelerdeki çalışmaları takip ederek Tiyatromuzu anlamaya çalışmakta ve Tiyatro Seyircisine ulaşan tüm etkinliklerin sonuçlarıyla ilgilenmektedir.

Bu      ilgimiz doğrultusunda         “Bizim Tiyatromuz”   olgusunun; Yapımcı,          Yönetmen            ve        Oyunculuk    anlayışı          ekseninde     uluslararası platformlara taşınması gerektiğini hissedebiliyoruz.

Geçmişte olduğu gibi, iletişim araçlarının bu denli çeşitlendiği günümüzde de Tiyatro Festivalleri uluslararası kültürel etkileşimin en önemli araçlardan biri olmaya devam ediyor. Bu nedenle Tiyatro Festivallerinin belli modellere uygun düzenlenmesi gerektiğine inanmaktayız.

Tiyatrolar, kendi seyircilerinin yanı sıra başka kentlerde bulunan seyircilerle de buluşmayı isterler. Bu buluşmaları turneler dışında gerçekleştirebilmenin biricik yolu da festivallerdir. Bununla birlikte tiyatroların; bir festivale katılma isteğinin yanında festival düzenleme arzusu da iyi niyetli bir istek olarak ortaya çıkmaktadır.

“Bir Tiyatro Festivalini Gerçekleştirmek İçin Yapılacak Hazırlık ve Uygulama Çalışmalarının El Kitabı”, olarak andığımız ve Festival El Kitabı adını verdiğimiz bu çalışma; bu konuda girişilecek çalışmalara katkı sağlayabileceğimiz inancıyla hazırlandı. Ve bu kitapçıkta Karar ve Hazırlık sürecinde gerekli ve önemli olan bazı başlıklar önerildi ancak uygulama sürecine öneriler getirilmedi. Süreç, başarının tadını çıkartabilmeleri için Festival karar vericilerinin ve yöneticilerinin uygulama anlayışlarına bırakıldı.

Festivallerin Uluslararası bir işlevi olduğundan yine bazı temel kavram ve terimlerin İngilizceleri de kullanıldı.

Her     yıl        güncellenecek         olan    bu       kitapçıkta,      Festivallerini gerçekleştiren kurumların Festival sonrası bize ileteceği “FESTİVAL

3

 

BİLGİ FORMU” ndan derleyeceğimiz bilgileri de içerecek.

Yine bu kurumlar, festival süresince karşılaştıkları zorlu olayları ve bunların üstesinden gelebilmek için geliştirdikleri çözüm yollarını, festival anekdotlarıyla paylaştıkları takdirde, bu sorunlar, çözüm yolları ve anekdotlar ilgili başlıklar altında kitapçıkta yayınlanacak. Böylelikle edinilen deneyimler kitapçıklar aracılığıyla ilgilisiyle buluşacak, gerçekleşen bilgi paylaşımı sayesinde kazanılan tecrübeler ve edinilen birikim Festival bilincimize aktarılmış olacaktır.

Son olarak, bu projenin oluşma aşamasında, deneyimlerini benimle paylaşarak duvarın ilk taşlarını doğru yerleştirmemi sağlayan; Devlet Tiyatroları Genel Müdürlerinden, Yönetmen Mustafa Kurt’a, Bergama Belediye Tiyatrosu Genel Sanat Yönetmeni Sinan Küçüköz’e, EMT (Event Management Team) A.Ş. Yönetim Kurulu Başkanı ve Kadir Has Üniversitesi İletişim Fakültesi Öğretim Görevlisi Hakan Türkkuşu’na minnettarım.

İstanbul, Şubat 2108

Ömer Şahinbaş

BİR TİYATRO FESTİVALİ GERÇEKLEŞTİRMEK İÇİN YAPILACAK HAZIRLIK VE UYGULAMA ÇALIŞMALARININ EL KİTABI

Festival Öncesi, Süreci ve Sonrası Çalışmalar

GİRİŞ

Bir tiyatro festivalini gerçekleştirebilmek oldukça meşakkatli fakat aynı zamanda da en keyifli çabalamaları ihtiva eder. Başarının tadı da başarısızlığın hüznü de bu sürecin içinde tadılabilir. Bu süreç içinde karşılaşılan zorlukların birer planlama hatası veya tecrübe eksikliğinden kaynaklı olacağının da hatırlanması gerekmektedir.

Diğer yandan, festival organizasyonu yapılırken asla ama asla unutulmaması gereken şey “İşlerin hiçbir zaman, planlandığı gibi gitmeyeceğidir.”

Bu sloganı, her an ve her şeye hazır olunması gerektiğine dair bir uyarı olarak algıladıktan sonra sistemi kurmaya başlayabiliriz.

Bir festivalin yapılma kararı alınmasından hemen önce festivalin nerede ve ne zaman yapılacağı, yapılma gerekçesi ve hedef kitlesinin doğru saptanması gerekmektedir.

“Festival yapmak” üzere yola çıkıldığında bu konudaki kavram kargaşasını ortadan kaldırabilmek, özellikle ilk defa yapılacak festivallerde aşılması gereken ilk ve önemli aşamalardan biridir.

Çoğunlukla festival, bineal, şenlik, karnaval gibi farklı etkinlik türlerinin zaman zaman birbirine karıştırıldığı da hatırlanması gereken önemli başlıklardandır.

5

Bir Festivalin Konusu ve Formatı

Festival Konusunun ve Festivale Katılma yönteminin (katılımın başvuru ile mi davet ile mi olacağı) de bu aşamada belirlenmesi, katılımcıların karar süreçlerini kolaylaştıracaktır.

Festivalin Sloganı (Mottosu)

Planlanan festivali tanımlayacak ve festivalden bekleneni ifade edecek (bir deyiş, bir sözcük, bir söz öbeği) “festivalin sloganı” olarak belirlenmelidir.

Bu tanımlamaların yapılması, organizasyon bütününün doğru şekillenmesine, nitelik sorununun en başından giderilmesine yardımcı

olacağı gibi, festivale katılmayı planlayan tiyatroların karar süreçlerine de etki edecek ve festivalden beklenenlerin karşılanmasına yararı dokunacaktır.

PROJE

Ülkemizde düzenlenen festivaller genellikle,

• Geleneksel Festivaller
• Kültür ve Sanat İçerikli Festivaller
• Yiyecek ve İçecek – Hasat Festivalleri olarak düzenlenmekte olup organizasyon yapıları da birbirine benzemektedir.

Bizler ilgi alanımız gereği bu kitapçıkta sanatsal içerikli festivallerin organizasyonuna yani “tiyatro festivali”ne yönelik yapılanma önerilerini paylaşmaya çalışacağız.

Festivalin Karar Vericileri?

Tanım: Festivalin düzenlenmesini talep eden -ve hâliyle de sonuçta ortaya çıkacak başarının itibarını sahiplenecek- kurum veya kuruluşlar.

 

Ne Tür Bir Tiyatro Festivali Düşünülmektedir? Estetik

Yoğun: Kültür, sanat ve eğitim ağırlıklı festivaller

Eğlence Yoğun: Komedi oyunları, konserler ve sokak

gösterileri ağırlıklı festivaller

Festivalin Amacı

Planlanan festivalin aşağıdaki başlıklarda sunulan ihtiyaçları karşılaması beklenmektedir.

l Farklı kültürlerin bir araya gelmesinin yaratacağı sinerjinin ortaya çıkarılması

l Fark yaratan oyun, oyuncu ve toplulukların seyircide “farkındalık” yaratması ve böylelikle özel, amatör ve genç toplulukların motivasyon ve tanıtımının sağlanması

l      Bizim tiyatro anlayışımızın tiyatro sanatı üzerindeki etkilerini ve deneyimlerinin topluma, tiyatro emekçilerine, yapımcılara ve varsa uluslararası katılımcılara aktarılması

l Diğer bölge ve şehirlerde beğeni kazanmış tiyatro oyunlarının

festival aracılığıyla seyirciye sunulması

l       Yenilikçi, alternatif, umut veren tiyatro anlayışlarının tanıtılması,

gelişimlerinin sağlanabilmesi için onlara olanaklar sunulması

l   Diğer hedefler

Festivalin Hedef Kitlesi

Festival düzenlenirken hedef kitlenin memnuniyetinin sağlanması, festivalin başarısı için önemli bir kriterdir.

Gerçekleştirilmesi Planlanan Festivalin Odak Noktaları:

• Seyirci odaklı festival niteliği taşıyor ise seçilecek olan oyunların konuları bu seyirci yapısına göre seçilmelidir. Festivale katılacak olan oyunlar ve tiyatro ekiplerinin seçilme aşamasında seyirci yapısı incelenirken

*Kadın / Erkek / Karma topluluk

*Çocuk / Ergen / Genç / Yetişkin / Yaşlı *Biletli / Davetiyeli / Ücretsiz şeklinde konumlandırılabilecek profiller göz önünde tutulmalıdır.

• Tiyatro/ekip veya oyuncu odaklı düzenleniyor ise katılmaya aday tiyatroların “repertuar oyunları” değerlendirilmeli ve katılan oyuncuları besleyebilecek küresel çapta oyunculuk alanında ortaya çıkan yenilikler, son gelişmeler ve bu konulara hâkim, yetkin tiyatro insanlarının sunum yapabilecekleri atölyeler kurulmalıdır.
• Çocuk oyunlarına yer verilen festivallerde oyunlara davet edilmesi planlanan çocuk ve gençlerin, topluluklar tarafından belirtilen yaş gruplarında olması ve belirtilen seyirci sayısına uyulması önemlidir. Çocuk oyunlarında topluluklar, çok sayıda izleyiciye oynamaktan ziyade, az sayıda çocuk seyirciye oynamayı ancak temsil sayısını arttırma yolunu tercih etmelidirler. Ait oldukları yaş grupları dışındaki oyunlara getirilen çocukların tiyatroyu sevmek yerine tiyatrodan soğuyabileceği gerçeği göz ardı edilemeyeceğinden, festivalin planlanma aşamasında sahnelenecek oyunların yaş gruplarının somut olarak belirtilmesinde büyük yararlar vardır.

Yine bir not olarak anımsanmalıdır ki 3-9 yaş aralığında bulunan çocukların oyunları izlemelerinin kolaylaştırılması için farklı bir oturma düzeninin sunulması, onlarla bütünleşebilmenin anahtarıdır.

Uluslararası nitelikteki festivallerde ise festival temasına uygun oyunlar ve tiyatro ekiplerinin öncelik sıralaması şu şekilde değerlendirilmektedir: *Komşu Ülkelerin Tiyatroları

*Bölge Ülkelerin Tiyatroları

*Global Tiyatrolar

*Türkçe Tiyatro Yapan Ülkelerin Tiyatroları

FESTİVAL YÖNETİMİ

KARAR ve ÇALIŞMA GRUPLARI

İSTİŞARE KOMİTESİ- Advisory Council

Festival karar vericileri ve karar vericiler tarafından davet edilecek muteber kişiler.

YÖNETİM KURULU- Executive Board Festival karar verici kurum başkanı Destekçi ve tedarikçilerin temsilcileri Festival yöneticisi

FESTİVAL YÖNETİCİSİ-Festival Director

Festival Yöneticisi: Festival karar vericileri tarafından festivalin türü, amacı ve hedefleri belirlendikten sonra etkinliği planlayan ve yürüten, organizasyon, teknik ve lojistik unsurların sorumluluğunu üstlenen kişidir.

Bu planlamaya; etkinliğin genel tasarımı, görevlendirme ve denetleme kolaylığı sağlaması amacıyla etkinlik akışının yazımı, marka oluşturma ve tanıtım, pazarlama ve iletişim stratejisi, destekçi (sponsor), alt yüklenici ve tedarikçi ilişkileri, lojistik, bütçeleme, hizmetleri girer.

Festival yöneticisi, iç ve dış mekânlarda sunulan gösterilerin konu ve niteliklerinden sorumlu değildir. Ancak tüm operasyon ve etkinlikleri izleyecek kişidir ve bu bağlamda, bağlı birimlerin koordinatörü ve toplantıların başkanıdır.

FESTİVAL YÖNETİCİSİNE BAĞLI

BİRİMLER *Festival Gözlemcileri *Festival

Jürisi

*Saymanlık

* Hukuk Danışmanlığı * Proje Direktörü

İletişim ve WEB sitesi

Tanıtım Ajansı

Logo + Afişler + Davetiyeler Medya (PR) – basın ve sosyal medya Bütçe/Finans Koordinasyonu

FON Yaratma

Atölye, forum ve söyleşilerin ses ve görüntü kayıtları

İnsan Kaynakları

F&B

Teknik (Elektrik- Tesisat – Onarım)

Güvenlik /Sağlık

Banka/ATM

*Sanat Direktörü-Art Director

Prodüksiyon Departmanı (sahne gereksinmeleri dekor – ışık – ses )

Oyun alanları

Prova alanları

Atölye, forum ve söyleşi alanları ve konuları

*Protokol Yöneticisi

Festival izinleri, resmi bildirimler, protokolün davet ve ağırlanması görevleri arasındadır.

*Ağırlama Ekibi-Hospitaly Team (ekipler ve misafirler)

Konaklama

Ulaşım

Etkinlik Dışı Gezi/Eğlence

SEÇİCİ KURUL-Adjudicators

Seçici kurul üyeleri, yönetim kurulu tarafından belirlenir. Seçici kurul üyelerinin yönetmenler ve akademisyenlerden oluşması tercih edilmelidir. İstişare kurulu ve yönetim kurulu temsilcileri bu kurulda bulunmamalıdır. Festival yöneticisi seçici kurulun ilk toplantısına katılır ve festivalin açılımı ve beklentiler tartışmaya yer vermeyecek açıklıkta seçici kurul üyelerine aktarır. Son karar toplantısını da oylamaya katılmamak kaydıyla sonuçları almak üzere takip eder.

Yeri, türü, kapsamı, amacı ve hedef kitlesi belirlenmiş; festivale katılacak oyunları seçecek olan bu kurul, en az altı “yetkin tiyatro insanı”ndan oluşmalıdır. Kurulun işleyişi ve karar aşamalarında hangi yöntemin uygulanacağına kurul üyeleri karar verir.

Seçici kurul, festivalde sahne alacak tiyatroları ve oyunları belirlemekten sorumludur. Seçmeler sırasında yetkinliklerini festivalin yapılış amacına ve beklentilerine uyumlu olacak biçimde kullanmalıdırlar.

Oyunlar seçilirken göz önünde bulundurulacak kriter; seyirci yapısına göre oyun seçimi, festivale seyircinin yüksek katılımı ve halkın festivalin geleceğine sahip çıkmasını sağlamak olmalıdır.

Bu bilgilerin ışığında seyircinin:

1-Yaş Gurubu (Okul Öncesi, Ergenlik dönemi, Genç, Yetişkin, Yaşlı

Seyirci)

2-Oyun Türü Beklentisi (Trajedi, Dram, Komedi, Vodvil, Pantomim, Doğaçlama, Müzikal)

3-Tiyatro Anlayışı (Romantik, Politik, Doğalcı, Simgeci, Dışavurumcu, Gerçekçi, Epik, Uyumsuz, Göstermeci, Benzetmeci Tiyatro) dikkate alınarak davet edilecek oyunlar belirlenmelidir.

Planlanan festivale başvuru sürecinde, tiyatro ekiplerinden oyunlarının yer aldığı dijital kopyalar DVD formatında istenmelidir. Festivalin açılımına ve beklentisine uygunluk, DVD kopyalar üzerinden değerlendirilebilmeli, ön eleme sonuçlarına göre davet edilmesi düşünülen oyunlar, seçici kurul üyelerinden en az ikisi tarafından seyredilmelidir.

Ayrıca seyirci ile buluşacak oyunların metin yazarlarının telif ücretinin ödendiğinin ya da oynanması için izin alındığının tevsiki istenmelidir.

Seçici kurul, festival açılış ve kapanış etkinlikleri için de önermelerde bulunabilir.

Ayni kişiler her yıl arka arkaya Seçici Kurul Üyeliğine seçilmemelidir.

UYGULAMA SÜRECİ

Festival Öncesi Süreç ( I – Yönetsel )

İLK TOPLANTI

(Bu ve bu kapsamda yapılacak tüm toplantılar tutanak altına alınmalıdır.)

Bu toplantıya -varsa- Festival Karar Vericileri (temsilcileri), Festival Yöneticisi, (belli olmuşsa) Proje Direktörü, Sanat Direktörü ve Tedarikçiler/Destekçiler katılmalıdır.

Bu ekip festival süresince “Yetkilendirilmiş yürütme komitesi – authorized executive committee” olarak görev yapmalıdır.

Bu       toplantıda      festival           yöneticisinin sunacağı       festival           program taslağına toplantıya katılanların önermeleri ve “Festival Programının Çerçevesi” belirlenir.

Program İçin Öneriler:

*Festivalde sahne alarak seyirci ile buluşacak kişi ve gruplara belli bir ödeme yapılması planlanmalıdır.

*Festival ödülleri ihdas edilebilir (Bunun için ayrı bir jüri oluşturulmalıdır.)

*Festival anılarının hazırlanması, plaketler, onur ve ödül belgeleri BÜTÇE

Festival bütçesini hazırlamak, deneyim gerektiren bir konudur.

Bütçe dengesinin korunması ve sürpriz ödemeler ile karşılaşmamak için harcama kalemlerinin parasal değerlerini oluştururken piyasa fiyatlarını doğru analiz edip tedarikçilerden bu rakamlara göre mal ve hizmetler talep edilmelidir.

Yeni başlayan festivallerde hesapta olmayan harcama kalemleri ile karşılaşılabileceği göz önünde bulundurulmalıdır.

Bütçe kalemleri açık ve anlaşılabilir olmalı, karmaşık hesaplamalardan kaçınılmalıdır.

Bütçede operasyon, ağırlama, Yiyecek-İçecek kalemlerinin (varsa) “festival karar vericileri” ve “destekçiler”, belirli hizmet ve refakat kalemlerinin de “gönüllüler” tarafından karşılanması öngörülmelidir. Diğer gider kalemleri de gelir getirici (bilet, obje, hediyelik gibi) satışlarla karşılanabilir.

Bir bütçe, gelir kalemleri ile tam olur. Gider kalemleri nasıl ayrıntılı bir çalışmanın neticesi ise gelir kalemleri için de aynı, belki de daha fazla titizlenilmesi gerekir.

Gelir kalemlerini planlarken, destekçilere sunulacak olanaklar ve tanıtım fırsatları titizlikle planlanmalıdır. Yaka kartlarının takılacağı boyunbağları gibi küçük ancak görsel açıdan güçlü objeler ciddi gelir kaynağı olarak bütçede yer almalıdır.

Bütçe Taslağı

Gelirler:

Festival Karar Vericileri

Destekçiler

Bağışlar

(Festival Katılım Ücreti – Fee)

Hediyelik ve Bilet Satışları

Giderler:

Tiyatro Ekiplerine Yapılan

Ödemeler Operasyon Giderleri

Yiyecek ve İçecek Kalemi

Özlenen odur ki bir sanat festivalinin tüm giderleri festivalin hedef kitlesi tarafından karşılanabilmesidir. “Sanatın satın almaya değer” bir kavram olduğunun anlaşıldığı ve festival biletlerinin etkinlik öncesinde tükendiği organizasyonlar amaçlanmalıdır. Teması belli olan seyirci destekli festivallere tiyatroların katılma arzusu çok yüksektir.

FESTİVAL ETKİNLİK ALANLARI

Salonlar – Açık Tiyatro Alanları

Prova alanları

Atölye alanları

Söyleşi alanları

Gösteri sonrası tartışma alanları

Performans Sahnesi

Toplanma Alanları (kafeler, park/bahçeler, lobiler, kamp alanları)

FESTİVAL KONAKLAMA ALANLARI

Otel / Apart

Misafirhaneler/Lojmanlar

Çadır Alanları

Evlerde ağırlama

YİYECEK İÇECEK

Festival Açılış ve Kapanış Ziyafeti “Dinner”

Çay, Kahve, İçecek, (yaz aylarında) Dondurma Standları

Personeller, Gözlemciler, Ekipler ve Gönüllülere Yemek

Salonları (kahvaltı, öğle ve akşam yemeği)

Kumanya

Kantin/ler (ambalajlı/ambalajsız yiyeceklerin satış noktaları)

FESTİVALİN DUYURUSU VE DAVET

Amacı, türü, teması, tarihi, iletişim bilgileri, web sitesi ve hedef kitlesi belirlenen festivallerin duyurulması aşamasında festivalin özelliğine göre basın, medya, sosyal medya kanallarından, katılması beklenen (istenen) grup ve kişilere doğrudan bilgilendirme (açık davet – opencall) yapılmalıdır.

Bu bildirimde katılımcılara sağlanacak olanaklar (yol, transfer, konaklama, gişe geliri vb. ya da hiçbiri) açıklanmalıdır.

Festival Başvuru Formu, web sitesinde yayınlanır. Açık davet yapılan tiyatrolara gönderilen yazılara eklenir. Festivale katılmak için başvuran tiyatrolara da iletişim bilgileri geldikten sonra gönderilir.

Festivale katılım kararı için katılımcılara ve festivale kabul için de seçici kurula yeterli süre tanınmalıdır.

FESTİVAL BAŞVURU FORMU (sf.148 – 149)

Festivale Katılacak Tiyatrolar Belli Olduktan Sonra

“Festival Başvuru Formları” ulaştıktan sonra seçici kurul tarafından festivale katılmasına karar verilen tiyatrolara “yazılı bildirim” ile “katılım formu” birlikte gönderilir. Yazılı bildirimde festival kuralları, şartları detaylı olarak açıklanır.

FESTİVAL DEKLARASYONU

Bu deklarasyonda festival süresince uygulanacak genel kurallar ve katılımcıları sunulacak olanaklar hakkında bilgilendirme yapılır.

FESTİVAL KATILIM FORMU

Bu formda katılacakların isim ve erişim bilgilerini içeren listeleri

Geliş/gidiş tarihleri

Teknik donanım talepleri

Dekor vs. için transfer talepleri

Resim, oyun programı ve afiş bu aşamada talep edilir.

Festivalin Uygulanma Süreci ile İlgili Toplantılar Bu toplantılar festival yöneticisinin katılımı ile yapılır.

Sanat direktörünün koordinasyonunda, “katılım formları” dikkate alınarak grupların yetkilileri ile görüşme süreci başlatılır.

Atölyelerin (Workshop), söyleşilerin (Discussion panels) yapılacaksa forum ve seminerlerin konuları tespit edilerek festivale davet edilecek gözlemciler, atölye çalıştırıcıları ile seminer yönlendiricileri (moderatörler) belirlenir.

Yine bu süreçte oyunların sahneleneceği gün, saat ve sahneler ile teknik taleplerin karşılanabildiği festival program taslağı son şeklini alır.

Bu toplantıda görevlendirilecek bir kişi; katılacak grupların, görsel ve diğer yazılı malzemelerinin eksiksiz gönderilmesini takip ederek festival seyircisini önceden bilgilendirecek, festival broşürünün ve festival afişlerinin tam ve zamanında baskıya verilmesini sağlayacaktır.

FESTİVALİN İLANI

Oyunların gösterim programları, atölye, söyleşi, forum konuları ve etkinlik alanları kesinleştikten sonra festivalin ilanı yapılır. Hedefler:

Medya, Sosyal Medya (özellikle tiyatroların ve tiyatrocuların takip ettikleri sosyal medya gruplarına), Yerel Yayın Organları

Yöre seyircisi dışında festivalden özel olarak bilgilendirilmesi önerilen topluluklar, drama eğitimi almış şirket çalışanlarının oluşturduğu toplulukların oyuncuları, varsa kurum tiyatroları, amatör tiyatro toplulukları, üniversite tiyatro kulüpleri (çocuk oyunları varsa ilgili yaş gurubuna göre okullar).

Festival afişleri, festival alanında ve kentin etkin yerlerinde ilan edilmelidir.

Festival sırasında oyun afişleri için özel yerler sağlanmalıdır.

Festival Öncesi Süreç ( II – Hazırlanma )

Bu bölümde yapılacaklar “Festival Yöneticisi + Protokol Yöneticisi + Proje Direktörü”nün görev alanına girer.

Bu tür etkinlikler (Valilik, Kaymakamlık, Emniyet, Belediye nezdinde) resmî yazışmaları gerektirir. Bunlar bilgilendirmeler, izinler, güvenlik talebi gibi festival işlemleri ile ilgili olanların yanında, kent protokolünün açılış ve etkinliklere davetini kapsayan yazışmalar şeklinde olacaktır. Bu konulardan bazıları protokol yöneticisinin sorumluluğundadır.

Festival, hazırlanma ve operasyon süreçlerinde oluşturulacak iki ayrı

“çalışma merkezinden” (mutfaktan) yürütülmelidir. Akredite grupların

yaka kartları bu aşamada hazırlanır, katılımcı yoğunluğuna göre birden fazla kişi görev yapar.

Merkez hazırlanma sürecinde “Festival Yöneticisi + Protokol Yöneticisi + Proje Direktörü”ünün, operasyon sürecinde de “Festival Yöneticisi + Protokol Yöneticisi + Proje Direktörü ve Sanat Direktörü”nün katılımları ile oluşmalıdır.

Uluslararası Katılım Olacaksa

Gelecek grupların, varsa vize işlemlerinin, dekor, kostüm ve özel donanımların gümrükleme işlemlerinin çözümlenmesi,

Seçilecek çevirmen ve mihmandarların tiyatroya ve festival çevresine yabancı olmamaları,

Protokol yöneticisi tarafından katılacak ülkelerin diplomat ve ataşelerinin etkinliklere daveti ve ağırlanmasının planlanması,

Teknik olarak da “Alt Yazı Düzeneği” sağlanması gerekecektir.

Festival Başlıyor

Bu bölümde yapılacaklar “Festival Yöneticisi + Protokol Yöneticisi + Proje Direktörü ve Sanat Direktörü”nün görev alanına girer.

“Çalışma Merkezi” bundan sonra festival yöneticisinin koordinasyonunda etkinliği yönetecektir.

“Çalışma Merkezi”ni “festivalin mutfağı” diye tanımlayabiliriz, burada Proje Direktörünün, Sanat Direktörünün, Protokol Yöneticisinin ve Ağırlama Gurubunun günlük planlama, takip, kontrol, sorun giderme ve ertesi günün planlamasını yapacak elemanları bulunur. Bu birim gün boyu “DANIŞMAINFORMATION-CONCIERCE” hizmeti verebilmelidir.

Sağlanması Gereken İnsan Kaynakları

Gönüllüler, Rehberler, Mihmandarlar

Görevliler (Staff) – Hiyerarşik düzeyde talimatla çalışırlar.

Ekipler (Crew) – Hiyerarşik düzeyde geçici olarak çağrılırlar.

Planlanması Gereken Etkinlikler Festival Yürüyüşü (Parade)

Açılış/Kapanış Resepsiyonu

Festival “Açılış Gecesi” Etkinliği / Oyunu, “Kapanış Gecesi”

Etkinliği / Oyunu

Olacaksa Festival Ödülleri takdim töreni etkinliği

Bunlar için sahnelerin Dizaynı (Özel Sahne Tasarımı gerekebilir)

Sağlanması gereken Mekânlar

Salonlar – Açık Tiyatro Alanları

Salonların oturma düzeni (Yer numaralı / Davetiyeli)

Oyunların başlama/hazırlık/boşaltma saatleri

Açık hava alanlarında gün batımını dikkate alarak

(akşam ve yatsı ezan saatlerine göre) başlama ve antrakt

(ara) sürelerini belirleme

Prova alanları

Atölye alanları

Söyleşi alanları

Gösteri sonrası tartışma alanları

Performans Sahnesi

Toplanma Alanları (Kafeler, Park/Bahçeler, Lobiler, Kamp alanları)

DOKÜMANTASYON

Festival Öncesinde

Festival Bildirgesi

Festival Programı (etkinlikler)

(oyunlar, atölyeler, seminerler, söyleşiler)

Atölyeler Programı: (genç oyuncular, çocuklar, seyirciler ve tiyatroya ilgi duyan kent insanları)

Festival Rehberi (Guide)

(katılan tiyatrolar, gözlemci ve misafirler için; yerleşim, ulaşım, yemek ve davetler,

sunulan olanaklar, yetkililerin telefonları) Festival davetiyeleri ve olacaksa “Biletleme”

Festival Sırasında

Atölye, söyleşi ve oyun tartışmalarının kayıt altına alınması

TANITIM

Festival Öncesinde

Yerel medyaya ilanlar ve basın toplantılarının planlanması Donanımlı festival basın odası

Festival Sırasında

Basın Bültenleri (yerel, ulusal ve uluslararası)

Festivalin ve Katılan Oyunların Kentte tanıtımı (bill-board, bayrak/flamalar, afişleme ve broşürler)

EV SAHİPLİĞİ (Hospitality)

Konaklama/Barınma

Katılacak Davetliler, Gözlemciler, Tiyatroların sunulan tercihlere uygun yerlerde konaklamalarının, ayrıca Gönüllü ve Görevlilerin barınma ihtiyaçların temini.

Yiyecek/İçecek

Festival süresince ikram lojistiği

Ulaşım

Şehir dışından gelen konukların karşılanması, uğurlanması ve festival süresince tiyatro gruplarının ve özel davetlilerin konaklama tesislerinden oyun alanı, atölye, söyleşi salonu gibi

yerlere ulaşımının sağlanacağı araç trafiği Engelliler için erişim kolaylığı

TEKNİK

Katılacak tiyatrolara, sunulanların dışında talep edecekleri teknik olanakları sağlama dışında, beraberlerinde getirecekleri

donanımlara montaj desteği

Salonlarda barko ve klima düzeneği

GÜVENLİK/SAĞLIK/ATM

FESTİVAL SONU

SÜRDÜRÜLEBİLİRLİK | RAPORLAMA

Festival Sonrası / Gözlemcilerden Değerlendirme Raporları

Gözlemciler, festivalle ilgili gözlemlerini, düşüncelerini ve karşılaşılan uyumsuzluklarla ilgili önermelerini etkinlik bitiminde festival yöneticisine sunarlar.

Bütçe Raporu

Festival hesapları ile ilgili birim, gelir gider durumunu festival bitiminde festival yöneticisine sunar.

Görevli Raporları

Festivalde görev alanlar görevleri sırasında ortaya çıkan sorunları ve görev bittiğinde çalışmaları ile ilgili notları, festival yöneticisine sunarlar.

Festivale Katılan Ekip Başlarının Raporları

Festivale katılan ekip başları festivalle ilgili görüşlerini dolduracakları bir formda festival organizasyon yönetimine bildirirler.

Festival Sonuç Bildirgesi

Festival yöneticisi ilk toplantıda festival yöneticisinin sunduğu “Festival Program Taslağı” gibi gözlemlerine dayalı ve eline ulaşan bilgiler, raporlar doğrultusunda hazırlayacağı işleyiş, idari ve mali sonuçları kapsayan “Festival Raporu”nu yönetim kuruluna sunar ve hazırladığı “Festival Sonuç Bildirgesi”ni yayınlamak üzere onay talep eder. Festival görselleri ile festival DVD’si hazırlanır.

“Festival Sonuç Bildirgesi” görsellerle de desteklenerek Açık Paylaşım olarak yayınlanır.

Festival devam edecekse festivalden çıkarılan sonuçlar göz önünde bulundurularak bir sonraki yılın festivalinin planlanmasına geçilmelidir.

SON NOTLAR

Biten festivalin sonuçları, daha sonra yapılacak festivalde yapılacakların ve yapılamayacakların derlenmesi yol gösterici belge niteliğindedir.

Rapor, video kayıtları ve sosyal paylaşım siteleri yardımı ile görsel açıdan desteklenebilir; oyun ve oyuncu bilgilerini, resimlerini içerecek bir Almanak (Festival Kitapçığı) yayını ile pekiştirilebilir.

Benim Görüşlerim:

Bir       tiyatro festivali          işleyişi           ve        sonuçları       ile        ölçülebilir      olmalıdır (measurable)

Festival sırasında en az duyulması gereken üç sözcük: “Baştan Alalım” “Pardon Olmadı” “Kusura Bakmayın”

Ülkemizde tiyatro festivalinin ardından “Festival Sonuç Bildirgesi” yayınlanması alışkanlığı yoktur. Bu bir festival sürecinin yok sayılması anlamına gelir.

Festivalin ardından hazırlanan sonuç raporu, devletin ve kentin kültürle ilgili makamlarıyla, katılımcılarla, tiyatro basınıyla ve akademik birimlerle paylaşılmalıdır.

 

Genel Yayın Yönetmeni:	A. Ömer ŞAHİNBAŞ
Derleme:	A. Ömer ŞAHİNBAŞ
Kapak tasarımı:	Tiyatro Guide çalışması
Yayıncı:	Beyaz Köşe Yayınevi 05327699857
Editasyon:	Prof. Dr. Adnan TÖNEL